تعمیرات ماشین‌های اداری یکی از حساس‌ترین کارها در حوزه سخت‌افزار و IT است. قضیه این خواهد بود که روند تعمیرات این دستگاه‌ها با ابزارهای الکترونیکی دیگر متفاوت است. از یک‌روی دیگر تعمیر سخت‌افزارهای اداری معمولاً باید با حساسیت زیاد، دقت بالا و همین‌طور رعایت حریم خصوصی و امنیتی یک سازمان انجام شود. نخست کمی در خصوص خط و مشی شرکت‌ها و همین‌طور سازمان‌ها در خصوص برون‌سپاری این دستگاه‌ها به شرکت‌های تعمیرات صحبت می‌کنیم. این که آیا می‌توان بدون خارج کردن آن‌ها از محیط تعمیرات ماشین‌های اداری را انجام داد؟
همین‌طور در خصوص فاکتورهای یک شرکت تعمیرات ماشین‌های اداری که باید آن‌ها را بررسی کنید نیز بحث می‌کنیم. به طبع نمی‌توان به هر نام و مؤسسه‌ای در این حیطه اشاره کرد. قطعاً این شرکت‌ها باید یک سری خصوصیت‌های ویژه داشته باشند، مجوز را از سازمان نظام‌مهندسی، فنی حرفه‌ای و… دریافت کرده باشند و با انجام تعمیرات سخت‌افزاری و نرم‌افزاری اشتباه دستگاه را دچار مشکلات جبران‌ناپذیر نکنند.
به‌هرحال درصورتی‌که قصد دریافت خدمات تعمیرات سخت‌افزارهای اداری را دارید به مواردی که در ادامه ذکر می‌کنیم دقت کنید. انتخاب تعمیرکار اشتباه در این حوزه در ساده‌ترین حالت موجب عقب افتادن کارهای شما می‌شود. علاوه‌برآن ممکن است ناچار به پرداخت هزینه‌های اضافه شوید.
تعمیرات ماشین های اداری
منظور از دستگاه اداری چیست؟
احتمالاً پیش‌ازاین که در مورد تعمیرات ماشین‌های اداری و تعمیر سخت‌افزارهای اداری برای شما پرسشی ایجاد شود. می‌خواهید بدانید که دستگاه‌ها و ماشین‌های اداری در چه دسته‌بندی‌هایی قرار می‌گیرند و چه ابزارهایی را شامل می‌شوند؟ به‌طورکلی دستگاه‌های اداری شامل ابزارهایی خواهند بود که در محیط یک اداره، دفتر، شرکت یا استارتاپ مورداستفاده قرار می‌گیرند. حال این سیستم‌ها می‌توانند شامل انواع دستگاه‌های کپی، سیستم‌های شبکه، مودم، اکسس‌پوینت، روتر، پرینتر، اسکنر، ویدئو پروژکتور و… باشد. البته کامپیوترهای اداری، سرورها و کیس‌ها نیز در این دسته‌بندی قرار می‌گیرند. اما به‌هرحال یک شرکت تعمیر سخت‌افزارهای اداری می‌تواند در یک حوزه و حیطه خاص فعالیت کند.
حتی شارژ کارتریج، تعمیرات نرم‌افزاری سیستم فکس و… نیز به‌هرحال می‌تواند بخشی از فعالیت‌های مجموعه‌ها و مؤسسات تعمیرات ماشین‌های اداری باشد. دستگاه‌های کپی، مودم‌ها و… می‌توانند دچار مشکل شوند که این مشکل از دو زاویه مورد بررسی قرار می‌گیرد. بخش اول مشکل مربوط به بدنه دستگاه، کارتریج، اکسسوری، لوازم جانبی، کابل و حتی هد و… می‌شود. قسمت دوم نیز دربرگیرنده تمامی مشکلات نرم‌افزاری، آپدیت و به‌روزرسانی و… می‌شود.
توانایی‌های لازم تعمیرات ماشین‌های اداری
حال که با حوزه تعمیرات ماشین‌های اداری آشنا شدید و می‌دانید چه دستگاه‌هایی در این دسته‌بندی قرار می‌گیرند. به‌طورکلی اگر قرار است که تعمیرات ماشین‌های اداری را به شرکت و مؤسسه‌ای بسپارید باید چنین مواردی را نخست به‌خوبی مورد بررسی قرار دهید.
مجموعه تسلط کامل به قطعات مختلف انواع دستگاه‌های اداری را داشته باشد. حال این دستگاه می‌تواند پرینتر، اسکنر، دستگاه فکس و کپی باشد.
بتواند دستگاه‌هایی مانند اسکنرها، سروصدای زیاد آن‌ها، قطعی و مشکل فلت و … را به‌خوبی برطرف کند.
بر تعمیر انواع دستگاه‌های پرینتر، مشکلات کارتریج، شارژ آن، عدم کشیدن کاغذ، مشکل درباز شدن کارتریج، چاپ کم‌رنگ یا خط‌دار، ایجاد سروصدای زیاد آشنایی داشته باشد.
بر باز و بسته کردن انواع دستگاه‌های پرینتر، رفع مشکل و عیب‌یابی آن‌ها چه به‌صورت سخت‌افزاری و چه نرم‌افزاری آشنایی کامل داشته باشد.
بتواند دستگاه‌های اسکنر را به‌راحتی رفع ایراد کند. این مشکل می‌تواند شامل قطعی بوق، عدم چاپ، عدم مکش و خاموش شدن مکرر و یا حتی ایجاد سروصدای زیاد شود.
تعمیرات پرینترها شامل چه مواردی است؟
وقتی در خصوص تعمیرات ماشین‌های اداری صحبت می‌کنیم. چاپگر شاید اولین موردی باشد که بتوان به‌عنوان ترتیب اهمیت و اولویت‌بندی به آن اشاره کرد. این دستگاه‌ها دارای بخش‌های مختلف و قطعات گوناگونی هستند. همین‌طور در مدل‌های مختلف و با انواع تکنولوژی‌ها تولید می‌شوند. از پرینترهای بی‌سیم و وای‌فای گرفته تا مدل‌های جوهرافشان، لیزری و… برندهای زیادی نیز در بازار ایران این محصول را عرضه می‌کنند که از جمله آن‌ها می‌توان به کانن، اچ پی، برادرز، شارپ، سامسونگ و… اشاره کرد.
حال تعمیرات انواع پرینتر شامل:
رفع مشکل و عیب‌یابی سخت‌افزاری
رفع نقص‌های نرم‌افزاری
تعویض و تعمیر چیپست
تعمیر هد
فیوز و مدار
مدار کاغذ کش و تیونر
رفع مشکلات مدل‌های مدارچاپی
رفع نقص پرینترهای ازکارافتاده و برندهای قدیمی و جدید
به‌روزرسانی نرم‌افزاری، نصب درایور و اجراکننده و…
می‌شود. از طرفی به‌هرحال سخت‌افزار هر مدل با مدل دیگر کمی متفاوت است. در سری‌های جدید شماتیک فنی فرق می‌کند و یا این که برخی از نقص‌ها صرفاً به دلیل عدم آگاهی و با نصب یک نرم‌افزار خاص انجام می‌شود. در تمام این موارد تعمیرات ماشین‌های اداری باید به بهترین و کامل‌ترین شکل ممکن انجام شده و دستگاه بارها مورد تست قرار بگیرد.
تعمیرات اسکنر و فکس شامل چه مواردی است؟
از طرفی اسکنرها یکی از مهم‌ترین و کاربردی‌ترین دستگاه‌ها در ادارات به‌حساب می‌آیند. با استفاده از آن‌ها به‌راحتی می‌توان اسناد را تصویربرداری و وارد کامپیوتر کرد. حال این اسناد می‌تواند در ابعاد گوناگون باشد. ضمن این که دستگاه‌های فکس نیز برای ارسال دورنگار و نامه‌های خاص مورداستفاده قرار می‌گیرند و از خطوط داده منحصربه‌فرد استفاده می‌کنند. تعمیرات ماشین‌های اداری در بخش اسکنر و فکس نیز شامل:
رفع عیب انواع اسکنرها و قطعه شناسی
تعمیرات مدار و فلاپ
رفع مشکل مدل‌های مختلف اچ پی، کانن و…
تعمیر مدار الکتریکی و تنظیم حساسیت اسکنر
تعمیرات فکس‌های کاربنی و لیزری
تعمیر غلتک فکس
رفع ارور و خطاهای دستگاه به‌صورت نرم‌افزاری
راه‌اندازی مجدد
سرویس برندهای مختلف تولیدکننده دستگاه فکس
خواهد شد.
عمده‌ترین مشکلات و تعمیرات ماشین‌های اداری
در ادامه ضمن صحبت در خصوص تعمیرات ماشین‌های اداری و حوزه‌های فعالیت شرکت‌ها در این زمینه در خصوص این که شامل چه مواردی در ادارات خواهد شد نیز صحبت می‌کنیم. به‌هرحال کسانی که در ادارات با سخت‌افزارهای کامپیوتری کار می‌کنند از نظر فنی آشنایی خاصی با آن‌ها ندارند. در نتیجه ممکن است پس از مدتی کارکردن با این دستگاه‌ها دچار مشکل شوند. در این وضعیت چاپگرها یکی از متداول‌ترین‌ها هستند. ممکن است دچار مشکل:
کند چاپ کردن کاغذ
مصرف بیش از حد تیونر
مشکل در ویندوز برای ارسال دستور چاپ
عدم ست شدن کامپیوتر و پرینتر
مشکل در نصفه پرینت گرفتن
مشکل دو صفحه پرینت گرفتن
مشکل نکشیدن پرینتر
چشمک زدن چاپگر
و هزاران مورد شوند. در چنین شرایطی تکنسین تعمیر باید بتواند ضمن یافتن اصلی‌ترین و مهم‌ترین مشکل نخست آن را حل کند. در وهله بعدی باید در صورت نیاز به تعویض قطعه حتماً از سخت‌افزار باکیفیت و استاندارد و مورد تأیید برند استفاده نماید. البته تعمیر سخت‌افزارهای اداری باید با ارائه فاکتور انجام شود. مثلاً اگر قطعه خاصی در یک دستگاه عوض شده است. لازم است که حتماً نام قطعه و قیمت آن به‌عنوان فی ذکر شود.
در مورد دستگاه‌های فکس نیز مشکلات این‌چنینی وجود دارد. از جمله آن‌ها می‌توان به:
ایجاد مشکل در هنگام کشیدن کاغذ
عدم دریافت و ارسال
کاغذ وارد دستگاه نشده
کشیدن چند کاغذ
عدم ذخیره فکس در دستگاه
روشن نشدن دستگاه
کیفیت پایین فکس
و…. اشاره کرد.
راهنمای انتخاب مرکز تعمیر سخت‌افزارهای اداری
خوب حالا به شما حق می‌دهیم به دنبال راهکاری برای یافتن بهترین مرکز تعمیرات ماشین‌های اداری باشید. برای بسیاری از ادارات مهم است که سخت‌افزار آن‌ها درصورتی‌که حاوی اطلاعات است از محل خارج نشود. از طرفی نمی‌خواهند دستگاه را چند روز به یک تعمیرگاه سپرده و پس از آن در زمان مقرر آن را تحویل نگیرند. به‌هرحال عدم دسترسی به بسیاری از دستگاه‌های اداری می‌تواند یک معضل بزرگ باشد. موجب عقب افتادن کار ارباب‌رجوع شده و در نتیجه بهتر است که به‌عنوان شرط اول سرعت اجرای تعمیرات را ذکر کنیم.
تعمیرات تخصصی و حرفه‌ای!
به‌هرحال اولین شرطی که همیشه بررسی می‌شود این است که کیفیت کار انجام شده و عملیات تعمیرات دستگاه‌های اداری به بهترین نحو ممکن انجام شود. بخش مهمی از این پروسه در واقع وابسته به تخصص و پس از آن تجربه خواهد بود. این که تعمیرکار دستگاه بتواند مطابق با نیاز شخص در زمان کم عیب‌یابی کرده، قطعات دستگاه را تأمین کند و آن را به بهترین شکل تعمیر کند.
معتبر بودن!
معتبر بودن مرکز تعمیرات سخت‌افزار اداری و دستگاه‌های چاپ نیز در سطح خودش حائز اهمیت است. به سراغ مراکزی بروید که مجوزهای لازم را دریافت کرده و تمامی خدمات را به‌صورت مجاز ارائه می‌کنند. تا اگر مشکلی در حیطه تعمیرات دستگاه ایجاد شد، دستگاه در موعد مقرر بر اساس قرارداد به شما تحویل نشد، بتوانید از طریق مراجع قانونی و سازمان‌های صنفی پیگیری‌های لازم را انجام دهید. قطعاً اگر مرکز تعمیرات ماشین‌های اداری معتبر باشد به‌هیچ‌عنوان پروسه پیچیده‌ای پیش و رو نخواهید داشت.
سرعت کار بالا!
موضوع بعدی سرعت کار است. همان‌طور که گفتیم دستگاه‌های اداری جز جدانشدنی از آفیس‌ها، شرکت‌ها، دفاتر و ادارات هستند. به طبع وقتی آن را برای تعمیرات می‌سپاریم انتظار داریم که در کوتاه‌ترین زمان ممکن آن را پس بگیریم. در این حین البته شرط اول یا همان تعمیر تأثیرگذار و تخصصی نیز در کنار سرعت بالا اهمیت ویژه‌ای خواهد داشت و یک مرکز معتبر تعمیرات باید بتواند هم‌زمان این کارها را انجام دهد.
استفاده از قطعات اصلی و باکیفیت
در مسئله تعمیر سخت‌افزارهای اداری یکی از مهم‌ترین موارد مربوط به استفاده از قطعات اصلی جایگزین است. مثلاً تصور کنید که پرینتر شما دچار مشکل شده و کارتریج آن به هر دلیل شکسته است. شرکت تعمیرات و مؤسسه موردنظر باید بتواند قطعه‌ای باکیفیت و در صورت امکان اصلی را جایگزین کند. چه‌بهتر می‌شود که یک مجموعه بتواند گارانتی تضمین اصالت قطعات را نیز به مشتریان ارائه کند که در این صورت با خیال راحت‌تری از این خدمات استفاده کنند و به این مجموعه اعتماد کنند.
ارائه فاکتور هزینه‌ها
قطعاً دوست ندارید که برای تعمیرات انواع دستگاه‌های اداری از شما هزینه‌ای اضافه‌ای دریافت شود. یا صرفاً یک لیست بلند و بالا برای شما فاکتور شود. اگر قرار است که در هنگام تعمیرات چاپگر و پرینتر یا فکس و هر چیز دیگری کاری انجام شود، قطعه‌ای تعویض گردد و یا سرویس نرم‌افزاری خاصی فعال شود. باید به‌صورت بند به بند در فاکتور نهایی ذکر شود.
تعمیرات ماشین‌های اداری را به کجا بسپاریم؟
در بخش قبلی در خصوص ویژگی‌های یک مرکز معتبر تعمیرات لوازم اداری و دستگاه‌های آفیس صحبت کردیم. حالا لازم است اشاره‌ای داشته باشیم به مجموعه آراد سیستم که در طول دوره فعالیت خود سعی کرده تمامی این موارد را به‌عنوان چک‌لیست سطح کیفی خود پاس کند. در واقع تعمیرات در این مجموعه به این صورت است که دستگاه با بررسی نقص و عیب‌یابی و توضیحات اولیه دریافت می‌شود. فاکتوری به همین منظور صادر شده و موعد تحویل دستگاه نیز اعلام می‌شود. پس از آن تعمیرات به طور دقیق و با بررسی‌های کامل انجام می‌شود. حال این تعمیرات می‌تواند سخت‌افزاری، نرم‌افزاری، جزئی و کلی و همین‌طور شامل تعمیر و تعویض هرکدام از قطعات باتوجه‌به شرایط باشد.
از طرفی آراد سیستم سعی می‌کند تا حد ممکن از هزینه تعمیرات دستگاه‌ها بکاهد، این دستگاه‌ها نیز معمولاً محدودیت برند و نوع خاصی ندارند و شامل هر سیستمی می‌شوند که به‌عنوان سخت‌افزار تکنولوژی در ادارات، آفیس‌ها، مراکز، شرکت‌ها و… مورداستفاده قرار می‌گیرد. از تعمیرات پرینترهای اچ پی، کانن، شارپ، پاناسونیک و… گرفته تا انواع سیستم‌های فکس قدیمی و جدید بدون محدودیت خاص!
ضمن این که مرکز ارائه‌کننده خدمات تعمیرات ماشین‌های اداری باید امکان تهیه سخت‌افزار و قطعات در صورت غیر قابل تعمیر بودن آن‌ها را نیز داشته باشد. رویه کار به این صورت است که درخواست تعمیر می‌دهید و در مدت‌زمان کوتاهی به پروژه شما رسیدگی خواهد شد و تمامی اطلاعات موردنیاز چه قبل و چه بعد از انجام کار به شما منتقل می‌شود.
تعمیرات برندهای مختلف ماشین‌های اداری
شرکت‌های زیادی نیز به‌عنوان فعال حوزه طراحی دستگاه‌های اداری و ماشین‌های اداری در بازار ایران شناخته شده هستند. از جمله آن‌ها می‌توان به: کانن، اچ پی، سامسونگ، ال جی، سامسونگ، برادرز، ایپسون، شارپ، پاناسونیک، دل و… اشاره کرد. ممکن است هرکدام از آن‌ها تفاوت‌هایی از لحاظ سخت‌افزار و نرم‌افزار با هم داشته باشند.
هر دستگاه برقی پس از مدتی استفاده با گذراندن عمر مفید دچار مشکلات و عیب‌هایی می‌شود. درصورتی‌که این عیب‌ها رفع نشود ممکن است در درازمدت هزینه چند برابری را برای شخص استفاده‌کننده به وجود آورد. در این حین می‌توان تعمیر سخت‌افزارهای اداری را حتی گاهی پیش از موعد و یا سرویس آن‌ها را به یک مرکز معتبر سپرد. در نهایت یک دستگاه پرینتر ممکن است دچار مشکل چاپ شود، روشن نشود، چاپ واضح نداشته باشد، با کامپیوتر سینک نشود و یا هر چیز دیگری. بهتر است که اگر در این مورد اطلاعاتی ندارید، تعمیرات آن را به یک مرکز شناخته شده بسپارید.
